AssociatiCONSERVARE A NORMA LE EMAIL PEC È OBBLIGATORIO
Molte aziende pensano di avere indirizzato correttamente la gestione e l’archiviazione delle PEC attraverso i servizi standard offerti dai fornitori di servizi di trasmissione/ricezione. In realtà, la corrispondenza rilevante per il business, come i messaggi di posta elettronica con contenuto a valenza giuridica e commerciale, deve essere conservata a norma per dieci anni. Solo così viene garantita la sua opponibilità a terzi in giudizio.
Il D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 e le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici” cambiano l’approccio sul tema della conservazione, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata, un documento informatico a tutti gli effetti (cioè in possesso delle caratteristiche di paternità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità).
Affinché ad un documento informatico possa essere attribuito valore legale, è necessaria l’adozione di un sistema di conservazione a norma. Nello specifico, per le PEC, è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” che contiene tutti gli elementi che garantiscono la sua conservazione nel tempo (il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie).
La raccomandazione è quindi quella di archiviare e conservare a norma la PEC, in osservanza:
- dell’art. 2214 del Codice Civile che prevede l'obbligo di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili
- dell'art. 2220 del Codice Civile che dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.
Adottare sistemi idonei alla conservazione della corrispondenza via PEC per l’attuazione dei principi di Amministrazione Digitale diventa una necessità sempre più impellente soprattutto considerato che il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log) che non costituiscono una prova opponibile a terzi in caso di controversia poiché nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.
Queste regole si possono naturalmente estendere alle e-mail rilevanti per l’impresa.
WAM PEC MANAGER
Faber System risponde a questa esigenza con WAM PEC Manager, la soluzione completa che consente di preservare nel tempo la validità legale dei messaggi presenti nelle caselle aziendali di Posta Elettronica Certificata, conservandole a norma e con delega completa della responsabilità a Faber System, Accreditato AgID per la Conservazione dei documenti informatici:
- Gestione integrata di tutte le caselle PEC aziendali anche provenienti da più account o provider
- Invio e ricezione delle PEC direttamente da WAM, tracciatura degli esiti di invio
- Conservazione sostitutiva di PEC e notifiche
- Massimi livelli di sicurezza (autenticazione sicura di ogni utente e tracciatura dei log di accesso)
- Integrazione con qualsiasi ERP cliente tramite web service
Le caselle PEC aziendali in gestione:
Elenco dei messaggi contenuti nella casella PEC selezionata. Selezionando un messaggio è possibile aprirlo e visua-lizzarne il contenuto:
